POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NEW OFFICE DESIGN

CONTENIDO

  1. Objetivo de la Política de Tratamiento de datos Personales
  2. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento de Datos personales
  3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
  4. Autorización
  5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
  6. Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
  7. Información y mecanismos dispuestos por NEW OFFICE DESIGN como responsable del Tratamiento de Datos Personales
  1. Área responsable del Tratamiento de Datos Personales
  2. Deberes del responsable del Tratamiento
  3. Vigencia de la Política de Tratamiento
  4. Otras disposiciones
  1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NEW OFFICE DESIGN (en adelante “NEW OFFICE DESIGN” o la “Compañía”), comprometido con la seguridad de la información personal sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 20121, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la Compañía en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, NEW OFFICE DESIGN detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

1 La Ley 1581 de 2012 tiene como objetivo: “[…] desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política […].

NEW OFFICE DESIGN, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data2, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

  1. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:

  1. (a)  Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  2. (b)  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto NEW OFFICE DESIGN
  3. (c)  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. (d)  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  5. (e)  Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
  6. (f)  Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo

establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de

acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Teniendo en cuenta que a la fecha de publicación y entrada en vigencia de la presente política, la base de datos de NEW OFFICE DESIGN, la cual ha sido recolectada desde el año 2012 y cuenta con aproximadamente 5910 titulares quienes con facilidad y frecuentemente pueden cambiar de domicilio y que adicionalmente nuestros registros se encuentran desactualizados e incompletos en algunos casos, obtener la autorización de cada uno de los titulares para el tratamiento de sus datos personales se hacía inmanejable desde el punto de vista logístico y operativo, NEW OFFICE DESIGN implementó las siguientes medidas alternativas, según lo dispuesto por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013:

  1. El viernes 8 de junio 2018 se publicó un enlace desde el home del portal corporativo https://offiline.com.co/ y https://mueblesurbanhome.com/ ; Términos de protección de datos personales” en donde los usuarios pueden visualizar la información: El portal puede ser visualizado en el 100% del territorio nacional y desde todos los exploradores.

Desde la entrada en vigencia de la presente Política, NEW OFFICE DESIGN, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

NEW OFFICE DESIGN conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  2. Tipo de datos Personales que son incluidos en la Base de Datos NEW OFFICE DESIGN

Los siguientes son los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por NEW OFFICE DESIGN en desarrollo de su objeto social, e incluidos en su base de datos: (i) Nombres y Apellidos; (ii) Dirección 1; (iii) Teléfono contacto; (iv) Dirección de correo electrónico; (v) Ciudad.

  1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los Datos Personales que recopila NEW OFFICE DESIGN, son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de la Compañía en ejercicio de sus funciones, quien se advierte que en ningún caso está autorizado para el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos:

  1. (a)  Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros;
  2. (b)  Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;
  3. (c)  Implementar programas de fidelización;
  4. (d)  Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios;
  5. (e)  Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago;
  1. (f)  Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros;
  1. (g)  Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación;
  1. (h)  Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contrato suscrito;
  1. (i)  Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos;
  1. (j)  Actividades de georeferenciación y estudios estadísticos;
  2. (k)  Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios;
  1. (l)  Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;
  1. (m)  Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos;
  2. (n)  Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio;
  3. (o)  Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y laborales en los cuales NEW OFFICE DESIGN parte;
  1. (p)  Soportar los procesos de auditoría de la Compañía;
  2. (q)  Confirmar compras de productos efectuadas vía web;
  3. (r)  Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios;
  1. (s)  Realizar encuestas de satisfacción;
  2. (t)  Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios;
  1. (u)  Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía;
  2. (v)  Celebrar convenios con terceros;
  3. (w)  Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre NEW OFFICE DESIGN y el Titular.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de NEW OFFICE DESIGN o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

Es importante aclarar que NEW OFFICE DESIGN no solicita, ni guarda información correspondiente a Tarjetas de Crédito o Débito que sea suministrada para hacer transacciones de compra en el portal web pagos fisicos. Esta información y el deber de tratamiento de la misma se encuentran a cargo de la pasarela de pagos directamente.

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de NEW OFFICE DESIGN provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Canales tales como nuestro sitio web, redes sociales, línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales, venta directa, distribuidores y canales de servicio, entre otros, son los medios a través de los cuales la Compañía obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.

Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización:

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con NEW OFFICE DESIGN a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) Realizando la solicitud telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas para ello de acuerdo con lo establecido en el aparte VII de la presente Política; (ii) Diligenciamiento del “contáctenos”, el cual se encuentra disponible en la página web de la Compañía; (iii) Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía [email protected] , o (iv) Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a NEW OFFICE DESIGN la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con NEW OFFICE DESIGN

VII.INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR NEW OFFICE DESIGN COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social NEW OFFICE DESIGN
NIT 901338961-3
Domicilio Medellín
Dirección Cl 12 #52 A- 158  Sector industrial
Medellín- Antioquia
Teléfonos 3224101
Correo electrónico [email protected]
Página Web https://newofficedesign.com.co/

VIII. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Área de Mercadeo de NEW OFFICE DESIGN será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

  1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

  1. (a)  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. (b)  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. (c)  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  1. (d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. (e)  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  3. (f)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  4. (g)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  5. (h)  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  6. (i)  Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  7. (j)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  8. (k)  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  9. (l)  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  1. (m)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  2. (n)  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  1. (o)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de NEW OFFICE DESIGN, rige a partir del 8 de octubre de 2018.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley.

XII.OTRAS DISPOSICIONES

  1. NEW OFFICE DESIGN, para el Tratamiento de Datos Sensibles, informará a los Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
  1. Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. En este aspecto se aclara que por política de la Compañía, en ningún caso se solicitará ni recolectará en la Base de Datos información de menores de edad.
  2. La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la sociedad Industrias NEW OFFICE DESIGN

Fecha: 8/02/2020

NEW OFFICE DESIGN